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📱 Tema 6: Herramientas: funciones y utilidad

Sociedad Estatal Correos y Telégrafos, S.A., S.M.E. · Temario de la oposición de Correos (Reparto, Agente de Clasificación y Atención al Cliente)

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Epígrafe oficial

Herramientas. Funciones y utilidad.

Anexo III del primer desarrollo de las bases (14/10/2022).

Resumen

Visión general: este tema es, básicamente, un catálogo de las aplicaciones que usamos en Correos. El documento las agrupa en cuatro familias: aplicaciones básicas de gestión (IRIS, SGIE, Minerva y SICER), otras aplicaciones de oficina (SEDI, SGTC, Quenda, WUPOS y Hermes), las aplicaciones de la PDA (Hera, TALOS/CORE, MILLA y, en oficinas, TALINA) y las aplicaciones de gestión de los responsables (SIGUA, CRM, SIE y GPVO). En el examen te van a preguntar casi siempre lo mismo: para qué sirve cada una y quién la usa, así que piensa en cada herramienta como «nombre + función + usuario».

IRIS (Información de Recursos Informáticos y Sistemas): es la herramienta de mostrador de las oficinas, la que sirve para admitir y vender. Con ella se admiten cartas, paquetes, Línea Económica, burofax y telegramas, envíos de dinero o albaranes, y se venden sobres, embalajes y productos o servicios, incluidos los de terceros (a través de «Llamadas a sistemas externos»). Para entrar hay que estar dado de alta en su base de datos y tener usuario y contraseña. La información de los productos registrados que se admiten en IRIS pasa a otros sistemas de Correos, y así hay trazabilidad y el cliente puede seguir su envío. Dentro de la admisión se distinguen la admisión particular, que es la que hacemos en la red de oficinas, y la admisión masiva, que se hace en los Centros de Admisión Masiva con máquinas de clasificación automatizada para grandes clientes con contrato.

IRIS por dentro: su estructura funcional es admisión, venta, gestión de caja y gestión contable. El responsable de oficina tiene un rol específico: abre la caja central (es el único que puede hacerlo) y la caja de cada empleado, da el cambio, controla el almacén y lleva el balance. Cada empleado cierra su caja al acabar la jornada (si no lo hace, la puede cerrar el responsable), y no se puede cerrar mientras queden bolsas de compra pendientes; cuando están cerradas todas las de usuario, se cierra la central. La gestión contable incluye el balance de tesorería (la situación contable al final del día, en entradas y salidas) y la gestión de bancos (los movimientos de las cuentas de la oficina). Además, cada funcionalidad tiene su «mantenimiento» (consultar, modificar o dar de baja lo admitido) y hay listados e informes por periodos.

SGIE (Sistema de Gestión Integral de Envíos): es el sistema de puesto fijo para gestionar los envíos registrados o con trazabilidad a lo largo del flujo postal: clasificación, tratamiento, curso, distribución y entrega. El perfil se pide en SIGUA, se entra con el usuario corporativo y hay tres intentos; al cuarto el usuario se bloquea y solo lo desbloquea a mano el administrador de usuarios. Tiene perfiles de usuario básico, administrador, zonal y nacional. En las unidades de reparto sirve para la asignación a reparto (hoy la hace el propio repartidor con la PDA, y en SGIE se dan de alta los envíos que quedan pendientes en la unidad), la liquidación de la sección cuando el cartero vuelve y ha liquidado en la PDA, controles y consultas, el buzón electrónico (productos telegráficos y otras órdenes de trabajo), la gestión de estacionados, el reetiquetado y la entrega directa en Citypaq.

SGIE en las unidades de entrega en oficina (UEO): sirve para recibir los envíos registrados que llegan para entregar, dar de alta los no registrados que por tamaño o peso no se entregan a domicilio, liquidar cada envío (entregado, caducado o devuelto/rehusado), consultar envíos, cuadrar la unidad (envíos con importes y almacén pendiente de entrega) y hacer el cierre de usuario. Ojo con la «gestión de estacionados»: es un valor añadido para que el remitente gestione una a una las incidencias que impiden la entrega, antes o después del reparto.

Minerva: reúne todo lo relacionado con la trazabilidad y el apoyo a la producción del proceso logístico y de distribución. Trabaja en tiempo real, en la nube (Big Data y Cloud AWS), con una fuente única de datos de principio a fin; por eso el documento dice que es «la fuente de la verdad». El perfil se pide en SIGUA y solo se entra desde la red de Correos, por navegador (minerva.correos.es). Sus perfiles van de MINERVA-CONS-BÁSICA (solo consultas) a MINERVA-ADMIN (todo sin restricciones), pasando por CONS-AVANZADA (más el panel de centros/pendientes del turno de noche), JEFE-UNID (más el panel de distribución), GESTOR-PROD (todo menos parametrización y administración) y PARAM-PROD (todo menos administración). Sirve para localizar envíos, gestionar agrupaciones en contenedores y vehículos, hacer consultas avanzadas y masivas, consultar cuadros de mando y alertas, generar las EGA (estaciones generadoras de agrupación) y gestionar Correos Frío con sus cajas isotérmicas. Junto a MATRIX, alimenta la web y las apps de Correos con la información de seguimiento.

SICER y las aplicaciones de oficina: SICER (Sistema de Información y Control de Envíos Registrados) permite a las entidades que mandan remesas masivas de certificados o notificaciones saber por vía telemática qué se ha entregado y qué se ha devuelto, con el motivo y la fecha de cada estado. SEDI es el Sistema de Envío de Dinero y se usa desde IRIS (Admisión > Envío de dinero, con el comparador y el alta de la orden). SGTC gestiona la Tarjeta Más Cerca, la tarjeta de fidelización: alta, modificación, cancelación, anulación o sustitución, recarga de la prepago (y anulación de recargas del mismo día), factura mensual automática por correo electrónico y contratos. Si el cliente quiere cambiar su dirección para siempre, se hace en la aplicación de la tarjeta, porque el cambio en IRIS solo vale para esa operación.

Quenda, WUPOS y Hermes: Quenda da acceso al Gestor de Turnos, que controla el tiempo de espera en la oficina. Para atender hace falta el perfil «atención y recepción». Si pulsas «Llamar» sin seleccionar nada, llama a quien más tiempo lleve esperando en tus servicios (el administrador puede fijar prioridades); «Volver a llamar en pantalla» solo se puede usar una vez por cita; con el reenvío de turno el cliente pasa a otro puesto o servicio sin volver al dispensador y sin perder su prioridad (se puede poner un tiempo de retraso); también se pueden generar tickets a mano (por ejemplo, si el dispensador se queda sin papel) y activar una rellamada automática, que se desactiva sola después de la primera llamada. WUPOS es la aplicación de Western Union para enviar y recibir dinero («Transferencia de dinero en minutos», Will Call) en más de 200 países. Hermes sirve para vender los productos de la ONCE (IRIS > ONCE > Venta electrónica, con el mismo «C» de IRIS).

La PDA del repartidor: entras con tu usuario y contraseña y eliges turno, sección y salida. Desde ahí asignas los envíos a tu sección, haces las entregas y liquidas al volver a la unidad. Hera sirve para admitir envíos y prestar servicios en la calle; los cobros se hacen desde la bolsa o carrito y, si has entrado en Hera, al final del día hay que cerrar la caja aunque no hayas hecho nada. TALOS/CORE es la aplicación de entrega de los registrados y con trazabilidad; según el documento, TALOS se está sustituyendo por CORE en los dispositivos nuevos. MILLA registra conductor, kilómetros y repostajes: eliges el vehículo (el último que usaste sale con una estrella), metes los kilómetros de inicio y, al volver, los de fin. Mientras tanto el vehículo queda bloqueado para los demás hasta que registras el final o, si no lo haces, hasta el día siguiente.

TALINA (PDA en oficinas): se usa en momentos de mucha afluencia, como elecciones o revisiones catastrales de los ayuntamientos. Solo admite tres tipos de envíos prerregistrados: cartas certificadas de franqueo pagado, notificaciones de franqueo pagado y voto por correo. Para entregar con ella, el envío tiene que estar dado de alta en la unidad, no puede tener importes asociados (nada de reembolso) y no puede exigir escanear documentación. El usuario necesita acceso en SIGUA y tener activado el check PDA en la configuración de usuario de SGIE. Se entra pulsando el botón «Marco» con el usuario corporativo; en ese portal aparecen TALINA (entrega, admisión y alta en almacén) y AsaPrint.

Aplicaciones de los responsables: SIGUA es la puerta de entrada a todo, porque garantiza que solo accedan a los sistemas corporativos las personas autorizadas y organiza los permisos de forma jerárquica. Sirve para dar de alta identidades (empleados que RR. HH. aún no ha comunicado o externos), pedir y revocar accesos, asignar responsables, gestionar los Codired (código identificador de unidades de negocio) y seguir el estado de las peticiones. Sus roles son el usuario peticionario, el RGT (Responsable de Grupos de Trabajo, que aprueba o deniega), el RC (responsable de Codired de Distribución), el PAI (propietario del activo de información, dueño de un rol), el AL (administrador local, para operaciones manuales), el solicitante de externos y el AGI (administradores con acceso total).

CRM, SIE y GPVO: el CRM (Customer Relationship Management) es a la vez la estrategia centrada en el cliente y las aplicaciones que la sostienen, y busca tener una visión única del cliente. Distingue datos maestros, que no cambian con el tiempo (cliente, prospecto o cliente potencial, contacto), y datos transaccionales (actividad, lead o «preoportunidad», oportunidad, oferta y contrato). El ciclo de ventas tiene tres fases: preventa, venta y postventa. Para la visión 360 se integra con otras herramientas (SAP, Comandia, firma electrónica, Portal del Cliente, Geservus…). SIE es la aplicación estadística: graba el número de envíos y saca informes del día, de cada fecha y acumulados mensuales y anuales. GPVO (Suministros) es el Sistema de Gestión de Productos de Venta en Oficina: se abre desde IRIS > Llamadas a sistemas externos > Herramientas oficina > GPVO, muestra las liquidaciones y redistribuciones pendientes (las oficinas lo consultan a diario) y da datos de productos, remesas, envíos, regularizaciones, pedidos extraordinarios e incidencias.

Claves para el examen

💡 Truco

Ponle «apellido» a cada sigla: IRIS vende (mostrador), SGIE gestiona envíos registrados (puesto fijo), Minerva lo ve todo (trazabilidad en la nube), SICER «certifica» a los grandes remitentes, SIGUA abre las puertas (permisos) y GPVO «surte» la oficina. Para la PDA del cartero: HERA Hace Entradas (admisión), CORE Concluye el REparto (entrega) y MILLA cuenta las millas (kilómetros). Y TALINA, la de la oficina en elecciones, admite solo tres envíos prerregistrados: certificada y notificación (ambas de franqueo pagado) y voto por correo.

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Hecho a partir del documento de referencia que publicó Correos (temario oficial, 31/10/2022) y la normativa vigente. Todos los temas · Cómo es el examen