Recepción de envíos registrados en la oficina: avisados, electorales, CME y actas

Tema 9 del temario de Correos (Procesos operativos III: distribución y entrega) · apartado 9.5.1 del documento de referencia

Los envíos registrados llegan a la oficina por tres vías: las unidades de distribución (URO y USE), los centros de tratamiento y Correos Express. Cada vía tiene su forma de darse de alta en SGIE. Si algo no cuadra al recibir un despacho, la oficina genera un informe de faltas y, si hace falta, un acta.

Desde las unidades de distribución

Son, en general, registrados que el cartero no pudo entregar y por los que dejó un M-4, un SMS o un correo electrónico. Deben llegar separados por secciones y fecha de aviso, y los que tienen importes (reembolsos), aparte; si no, se devuelven a la unidad de reparto. La oficina no tiene que verificar el respaldo.

Con la opción «Recepción de avisados» de SGIE se recepcionan de forma automática, salvo los envíos electorales (VE, DE, DN), que llegan en despachos, y el Paq Estándar y el Paq Premium, que se dan de alta a mano. Después hay que cerrar el despacho en «Recepción y control de despachos». Las incidencias pueden detallarse al recibir, pero eso no exime de levantar acta después. Si el alta automática falla, se usa la manual.

Despachos electorales y mapón

Los despachos electorales se agrupan en un documento llamado mapón, y tanto despachos como mapón llevan número y código de barras. La oficina firma una copia del mapón, que se queda el transportista. Se recepcionan el mismo día en que llegan, leyendo el código del despacho, primero la recepción y luego el alta en almacén. Solo se pueden recepcionar si el mapón se imprimió al confeccionarse y nadie lo ha recepcionado antes; si no se imprimió, se pide a la unidad de origen. Mapones y despachos electorales se guardan aparte para su archivo.

Desde los centros de tratamiento y desde Correos Express

La paquetería de los CTA y CTP llega sin despacho y, al darla de alta, se asigna sola a su almacén. Salvo las cartas y cartas reembolso, estos registrados aparecen en el cuadro de mando de envíos (CME) de la oficina que entrega y desaparecen de él al asignarse a almacén. Si varias oficinas de referencia comparten código postal, salen en el CME de una sola.

Los Paq 24 de Correos Express con oficina elegida se admiten solo por la red de Correos Express, nunca en oficinas de Correos. Se reciben como una ruta, con prioridad para su empleado, firmando en su PDA, y se graban en Entradas, Alta en almacén. En modo automático, al leer el código el envío va solo a su canal (lista, no domiciliaria o avisados); si el sistema duda, se elige a mano.

Informe de faltas y actas

Si al leer un despacho quedan envíos sin recibir, SGIE lo muestra como «Despachos con envíos pendientes de recibir». En la gestión de faltas y sobras, arriba aparecen las faltas (envíos del despacho no dados de alta) y abajo los duplicados (envíos que estuvieron en otras unidades y no se liquidaron bien). Para el acta se elige el tipo de incidencia, se meten los datos de dos empleados que dan fe, la unidad de origen que la recibirá y el número del envío, y se pulsa «Guardar y Confirmar».

Dudas frecuentes

¿Qué es el mapón en Correos?

El documento que agrupa los despachos de envíos electorales. Lleva número y código de barras, y la oficina firma una copia que se queda el transportista.

¿Cuántas personas firman un acta de incidencia en SGIE?

Se introducen los datos de dos empleados, que dan fe de la incidencia.

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Fuente: documento de referencia de Correos (temario oficial, 31/10/2022), tema 9, apartado 9.5.1, páginas 91-100. Explicado con palabras propias de CorreosOpo. Web privada de estudio, no oficial.