SGA, sistema de gestión de almacenes: funciones y beneficios según el temario

Tema 5 del temario de Correos (Nuevas líneas de negocio) · apartado 5.2.1 del documento de referencia

Un sistema de gestión de almacenes (SGA) es el software que controla todo lo que pasa en el almacén: lo que entra, dónde se guarda, cómo se preparan los pedidos, qué sale y cuánto se factura. El tema 5 lo presenta como el impacto de la tecnología en la gestión de almacenes: más productividad, más información y de más calidad, más control, flexibilidad y gestión integral.

Qué funciones cubre

Recepciones y entrada: proveedores, devoluciones y rechazos, control de calidad, previsiones de entrada, identificación (lectura EAN128 y EAN13, matriculación de palets), inventario en tiempo real, números de serie, ubicación (almacén caótico o dedicado) y cross-docking.
Pedidos de venta: carga automática o manual, importación desde Excel, agrupación (por composición, distribuidor o urgencia) y consolidación por destinatario.
Preparación de pedidos: picking por radiofrecuencia, pick-to-light, voz o carrusel, reposición automática de huecos, kits, lotes, caducidades, FIFO, LIFO y FEFO, multipedido y monopedido, verificación por EAN13 e impresión de facturas, albaranes y packing list.
Stock y ubicaciones: stock de seguridad y punto de pedido, inventario forzado, continuo y cíclico, mapa del almacén, análisis ABC, cuarentena y reposición automática.
Expediciones: etiquetas de bulto para distintas agencias, incidencias, siniestros, comprobantes de entrega, reembolsos y rutas.
Facturación e información: tarifas, facturas, job costing (rentabilidad por operación y por cliente), informes, intercambio automático con clientes (e-mail, ftp, EDIFACT, XML, conectores con SAP u Oracle) y web de seguimiento.

Qué hace cuando falta stock

Ante una rotura de stock el SGA puede servir solo pedidos completos; servir pedidos incompletos con líneas completas; dejar el pedido pendiente hasta que haya stock de todas las líneas; servir solo lo disponible, o servir lo disponible y crear un pedido nuevo con el resto en espera de stock.

Beneficios y cifras

Entre los beneficios: más información, control y flexibilidad, inventario y trazabilidad continuos, reducción de trabajos administrativos (75 %), varios almacenes, logística inversa, menos errores y mermas, más precisión en la preparación (47-99 %), más de un 20 % de productividad, respuesta más rápida, plazos fiables y retorno rápido de la inversión.

El documento lo resume en cinco datos: aprovechamiento del espacio un 20-30 % mejor, reducción de errores del 90-97 %, más productividad de la mano de obra (entre un 50 y un 60 % de los operarios pasan el tiempo caminando), productividad en picking un 16-25 % mayor y devoluciones hasta un 50 % menores.

En el examen

Tema 5, apartado 5.2.1, «Sistemas de gestión de almacenes». Lo más preguntado son las cinco cifras finales (espacio 20-30 %, errores 90-97 %, picking 16-25 %, devoluciones hasta 50 %) y las opciones ante la rotura de stock. También en qué bloque está cada función: el cross-docking y la lectura de EAN están en recepción; la gestión de siniestros y reembolsos, en expediciones; el job costing, en facturación. Las cifras se parecen entre sí: asócialas siempre a su concepto.

Dudas frecuentes

¿Cuánto reduce los errores un SGA según el temario?

Entre un 90 y un 97 %, según los cinco datos con los que el tema 5 justifica su uso.

¿Qué es el job costing en un SGA?

El análisis de rentabilidad de operaciones y de clientes, el coste por operación y la medición de productividad, dentro de las herramientas de facturación y gestión.

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Relacionado

Fuente: documento de referencia de Correos (temario oficial, 31/10/2022), tema 5, apartado 5.2.1, páginas 35-39. Explicado con palabras propias de CorreosOpo. Web privada de estudio, no oficial.