Gestión del reenvío postal y del buzón de vacaciones en la unidad de reparto y en la oficina

Tema 9 del temario de Correos (Procesos operativos III: distribución y entrega) · apartado 9.6.3 del documento de referencia

El reenvío postal y el buzón de vacaciones se contratan en la oficina (tema 4), pero el trabajo de cada día lo hace la unidad de reparto: preparar el material, separar los envíos del cliente y mandarlos a su nuevo destino o a la oficina. Esta página recoge esa gestión (apartado 9.6.3) y lo que hace la oficina de referencia con los sobres colectores (9.5.2).

Lo que hace el jefe de unidad

Cada día comprueba si hay tareas pendientes de estos servicios; si las hay, se activa la alarma de la unidad, una bandera roja arriba a la derecha de SGIE. Cuando llega un servicio nuevo, lo primero es asignarle la sección que corresponde a la dirección, marcándolo y pulsando «Asignar Sección». Después entrega el material al cartero:

• Reenvío postal: el testigo de reenvío naranja con el detalle del servicio y una etiqueta redonda de alerta, sobres de reenvío vacíos para los ordinarios y etiquetas del servicio para los sobres y los registrados.
• Buzón de vacaciones: el sobre colector con su etiqueta pegada.

Reenvío postal: ensobrar y liquidar

El cartero mete los ordinarios en su sobre de reenvío, pega la etiqueta y lo marca con el sello de fechas de la unidad, con cuidado de no incluir a destinatarios que no figuran en el servicio. Lo que no quepa en el sobre se etiqueta y sella aparte y viaja con él.

En los registrados, solo los de los destinatarios del detalle y nunca los excluidos: giros, productos telegráficos, paquetería y certificados con aviso de recibo y PEE en reenvíos internacionales, y las notificaciones cuyo contrato lo excluya. Se graban en SGIE a reparto con los del día, se les pone la etiqueta del servicio tapando la dirección pero dejando ver el nombre, se liquidan en la PDA o SGIE como «Petición de reexpedición» y se tramitan según el destino.

Buzón de vacaciones en la unidad

Los ordinarios van al sobre colector. Los registrados se liquidan con un intento de entrega y la causa «Buzón de vacaciones», que solo existe en Liquidación envíos reparto; se tratan como avisados, se respaldan como «Ausente-Buzón de vacaciones» y su aviso de llegada, hecho a mano, va en el sobre colector. La carta urgente ordinaria y el aviso de servicio también van en el sobre, sin pasar a lista.

Las notificaciones necesitan sus dos intentos: el primero se liquida como «Ausente» sin salir a reparto y el segundo como «Buzón de vacaciones», respetando los plazos de cada tipo. En la práctica, el turno de mañana liquida el ausente a primera hora y manda el envío aparte a la concentradora, que liquida el segundo intento desde SGIE (la PDA no tiene esa clave) y lo pasa a lista. Al sobre colector se le pega la etiqueta y se lee en SGIE un despacho a la oficina de referencia.

Buzón de vacaciones en la oficina

Los sobres colectores llegan con una etiqueta con el código del buzón (sus siete primeros dígitos son el CODIRED de la oficina donde se dio de alta), el CODIRED y nombre de la oficina y un código de barras con el código del buzón más el secuencial. Se dan de alta con la recepción automática de avisados o, si no van en despacho, uno a uno en Entradas, Alta Almacén. Al buzón solo se asignan los sobres con ordinaria y avisos; los certificados van al canal de avisados.

Si el titular o un autorizado recoge antes de que acabe el contrato, se lee el sobre en Liquidación como «Entregado en oficina» y queda registrado su nombre y documento. Al vencer, SGIE avisa a la oficina y se manda un SMS al cliente. Si eligió recoger en la oficina, tiene un plazo como el de un apartado; si eligió entrega a domicilio, la oficina prepara un envío con todo en una caja de embalaje de línea verde, con un listado de los sobres y una etiqueta con el número del buzón (código de barras de menos de 23 dígitos), y lo cursa a la URO o USE como registrado.

Dudas frecuentes

¿Qué es el testigo naranja de Correos?

El testigo de reenvío que el jefe de unidad entrega al cartero con el detalle del servicio de reenvío postal y una etiqueta redonda de alerta.

¿Los certificados entran en el sobre colector del buzón de vacaciones?

No. Se tratan como avisados y al sobre colector va su aviso de llegada; en la oficina, los certificados van al canal de avisados.

Relacionado

• Reenvío postal
• Buzón de vacaciones
• Notificaciones
• Aviso de llegada (M-4)
• Tema 4: En oficinas: servicios financieros, digitales y filatelia
• Tema 9: Procesos operativos III: distribución y entrega

Fuente: documento de referencia de Correos (temario oficial, 31/10/2022), tema 9, apartado 9.6.3, páginas 115-153. Explicado con palabras propias de CorreosOpo. Web privada de estudio, no oficial.